Banyak surat amaran ditulis pada hari owner paling marah. Dihantar untuk melepaskan perasaan, bukan untuk membetulkan keadaan. Dan selepas dihantar, kita rasa lega.
Tetapi keadaan tak berubah. Sebab surat itu tak pernah bertujuan mengubah apa-apa.
Tujuan sebenarnya
Surat amaran itu untuk memberi peluang, bukan untuk menyediakan kes. Kalau tujuannya hanya untuk mengisi fail supaya senang melepaskan orang nanti, staf akan dapat rasa itu. Dan mereka akan berhenti berusaha pada hari mereka menerimanya.
Tiga perkara yang wajib ada
- Kejadian yang khusus, dengan tarikh dan kesan. Bukan “sikap tidak memuaskan”, tetapi “pada 5 dan 12 haribulan, laporan harian tidak dihantar, jadi order pelanggan tertangguh dua hari”.
- Apa yang perlu berubah, dinyatakan sebagai perbuatan yang boleh dilihat. Bukan “tingkatkan komitmen”, tetapi “hantar laporan harian sebelum jam 6 petang setiap hari bekerja”.
- Tarikh semakan, dan apa yang berlaku selepas itu. Tanpa tarikh, surat itu hanya rungutan bertulis.
Yang selalu terlupa
Beritahu secara lisan dahulu, pada hari yang tenang. Surat itu pengesahan kepada perbualan yang sudah berlaku, bukan ganti kepada perbualan itu.
Staf yang menerima surat tanpa pernah diberitahu secara lisan akan rasa diperangkap. Dan orang yang rasa diperangkap tak akan berubah, dia hanya akan berhati-hati.
Dua peraturan tambahan
Jangan hantar pada hari Jumaat petang. Orang akan menanggung hujung minggu tanpa boleh berbincang, dan itu tidak perlu.
Jangan hebahkan. Surat itu antara kita dan dia. Kalau staf lain tahu, tujuan surat itu berubah menjadi tontonan.
Disiplin yang baik bukan tentang hukuman. Ia tentang memastikan setiap orang tahu standard, dan tahu ia terpakai kepada semua.
Dari Orang Bisnes kepada Orang Bisnes.
Ringkasan dalam slaid
Disiplin dalam bisnes tuan satu sistem atau satu reaksi? Mulakan dengan Diagnos Bisnes.