Semua orang berkumpul pada pukul sembilan. Setiap orang melaporkan apa yang dia buat. Ada yang bercakap lima minit, ada yang bercakap lima belas. Selepas empat puluh minit, semua orang kembali ke meja masing-masing.
Dan tiada siapa tahu apa yang berubah.
Sebabnya
Mesyuarat itu digunakan untuk berkongsi maklumat, bukan untuk membuat keputusan. Tetapi maklumat boleh dihantar melalui mesej atau catatan. Yang benar-benar perlukan orang berkumpul ialah keputusan.
Jadi kita menghabiskan masa paling mahal dalam sehari, iaitu pagi, untuk melakukan perkara yang boleh dibuat tanpa berkumpul.
Tiga peraturan mesyuarat
- Lima belas minit, berdiri, setiap hari pada waktu yang sama. Berdiri itu bukan gimik. Ia menghalang perbincangan yang berlarutan.
- Setiap orang jawab tiga perkara sahaja: apa yang siap semalam, apa yang akan dibuat hari ini, dan di mana dia tersekat.
- Yang tersekat dicatat, dengan nama orang yang akan membantu dan tarikh. Tanpa itu, mesyuarat hanya menjadi tempat mengadu.
Yang tak patut masuk
Perbincangan panjang tentang satu masalah. Kalau satu perkara memerlukan lebih lima minit, ia mesyuarat berasingan dengan dua atau tiga orang yang terlibat sahaja.
Lapan orang tak perlu mendengar satu masalah yang melibatkan dua orang. Itu bukan ketelusan, itu pembaziran.
Ujian yang mudah
Selepas mesyuarat, tanya diri sendiri: apa keputusan yang dibuat tadi? Kalau jawapannya tiada, mesyuarat itu sebenarnya satu bacaan laporan.
Dan laporan lebih baik dibaca dalam senyap, pada masa masing-masing.
Dari Orang Bisnes kepada Orang Bisnes.
Ringkasan dalam slaid
Mesyuarat tuan menghasilkan keputusan atau menghasilkan laporan? Mulakan dengan Diagnos Bisnes.